Hasvik kommune skal betraktes som ett organ i arkivlovens forstand.

Hasvik kommune innførte sentralt sakarkiv i 1998 og elektronisk saksarkiv fra desember 2017.

Arkivtjenesten i Hasvik kommune er organisert med felles sentralarkiv for alle enheter og er lokalisert til Serviceavdelingen på Rådhuset i Breivikbotn.

Fagsystemer og tilhørende objektserier er fysisk plassert hos de enhetene som har ansvar for saksfeltet, og driver den daglige saksbehandling i systemene. Disse fagsystemene med de tilhørende manuelle klientarkivene er en del av kommunens arkiv.

Arkivet til hver enkelt arkivskaper skal dokumentere arkivskaperens arbeid og virksomhet.

All post til enhetene som er lokalisert på rådhuset og Breivikbotn skole blir mottatt og fordelt i kommunens postmottak. Ledere/ saksbehandlere ved de andre enhetene har ansvar for å sørge for at posten blir registrert i sak- og arkivsystemet eller fagsystem. All journalføring og administrativ saksbehandling skal skje i kommunens felles sak- og arkivsystem Elements eller fagsystem. Arkivverdig post blir journalført og skannet, saksbehandlere mottar dokumenter kun elektronisk og behandler disse.

Flere arkiv i Hasvik kommune er i dag kategorisert som papirbaserte, selv om det brukes en rekke elektroniske hjelpemidler i saksbehandlingen og til arkivering. Har offentlige organ en blanding av papirbaserte og elektroniske arkivdokumenter innen samme arkivserie/arkivdel skal de betraktes som papirarkiv etter gjeldende regelverk.

Arkivtjenesten i kommunen er organisert som en desentralisert arkivtjeneste. Personale som arbeider med postregistrering og andre arkivoppgaver, er knyttet til arkivtjenesten. Alle enhetene har minst 1 ansatt som har arkivoppgaver som en del av sine arbeidsoppgaver.